Plan de Evaluación en la Gestión Empresarial

Plan de Evaluación de Gestión

En toda organización debe existir la manera de llevar un control a fin de que se pueda evaluar cada uno de los pasos que se estén dando dentro de la misma y así poder tomar acciones e ir mejorando progresivamente.

Es importante que la empresa se trace objetivos o metas a cumplir en un determinado tiempo para así poder evaluar los resultados de los mismos y los nuevos planes u objetivos puedan irse cumpliendo al pesar del tiempo y así se logrará un mejoramiento dentro de las empresas.

El objetivo de la empresa es asegurar su futuro, generando un beneficio óptimo con la mejor utilización de los recursos de que se dispone. Pero resulta evidente que, hoy en día, con el entorno cambiante en el que nos movemos, es necesario conseguir y mantener una posición competitiva ventajosa mediante la definición e implantación de un conjunto integrado y coherente de actuaciones.

A esta tarea de le denomina “Planificación Estratégica”, esto es, programar en el tiempo la realización de un programa de trabajo dirigido a la consecución de ciertos objetivos, y organizando los recursos necesarios para ello.

Un análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) puede ser la base para definir cuál es la situación de la empresa y las oportunidades y amenazas del entorno y, a partir de ahí, determinar los objetivos de la empresa y las acciones para lograrlos.

Entre las pequeñas y medianas empresas resulta habitual encontrar una escasa predisposición a la realización de planes o reflexiones estratégicas formalizadas.

Normalmente se trabaja con una visión a corto plazo y los problemas del día a día o los temas que requieren una solución más inminente ocupan la mayor parte del tiempo de sus dirigentes, por lo que los recursos dedicados a la planificación a largo plazo suelen ser escasos.

Esto no significa que los directivos no tengan una visión de su empresa a largo plazo; posiblemente la tienen y efectúan continuas reflexiones sobre ello. Sin embargo es más difícil encontrar un documento que recoja esas reflexiones y sirva de guía, y también es posible que esas reflexiones de tipo estratégico no se transmitan a la organización (subordinados y otros directivos) de una manera estructurada.

Es necesario, en todo caso, tener claramente definida la estructura organizativa de la empresa (disponer de un organigrama y una definición de funciones), puesto que aporta claridad y contribuye a mejorar la coordinación en el trabajo. Resulta evidente que en empresas muy pequeñas no procede adoptar de forma tajante una delimitación, pues generaría una excesiva rigidez; no obstante debe tenerse una referencia y una guía clara.

Por otra parte, aunque siguen existiendo empresas con un marcado carácter personalista en la gestión, se observa cada vez una mayor confianza en los profesionales de los equipos directivos en lo referente a los procesos de delegación o descentralización de la toma de decisiones.

Se dice que

Intenta fijar algunos criterios y principios de la evaluación, como un análisis retrospectivo de la experiencia y comprobación si los objetivos logrados se compaginan con los previstos.

La evaluación examina la pertinencia del proyecto original, enjuicia su diseño y sus hipótesis básicas, determina los cambios originados y su progreso, tratando de identificar los factores causales y de evaluar sus efectos y finalmente, introduce sus averiguaciones en las modificaciones a que diera lugar, en cuanto a diseño y mejoras en la ejecución.

En la mayoría de las organizaciones que desarrollan proyectos empresariales, coinciden que la evaluación tiene varios fines, a saber:

• Integración de la administración de la empresa, teniendo en cuenta que debe reafirmar la pertinencia del proyecto, medir los progresos hacia las metas planificadas, examinando los resultados imprevistos y determinar su causalidad.

• Mejoramiento de la asignación de los recursos y su administración.

• Examen retrospectivo de las cuestiones del proyecto con miras a la formulación de Políticas. En cuanto a los principios que deben regir estos diseños y las políticas de Evaluación en una organización para el desarrollo, se pueden mencionar:

• Calidad y claridad del diseño.

• Totalidad del proyecto.

• Debe enfocarse hacia la adopción de decisiones.

• La responsabilidad de la evaluación debe estar cerca del usuario.

En función de esos fines y principios, el trabajo contempla una primera parte sobre los factores que inciden en el desarrollo de un proyecto de producción.

Posteriormente se presenta un diseño de evaluación de gestión, intentando que el mismo sirva como orientación en esa búsqueda coherente entre los objetivos propuestos y los resultados obtenidos.

Plan de viabilidad-Plan de empresa

Una empresa puede plantear la elaboración de un Plan de Viabilidad en el caso de que se encuentre en un estado de crisis que afecte al conjunto de su actividad, o en el caso de que vaya a acometer el desarrollo de un nuevo proyecto dentro de su empresa.

El objetivo del plan de viabilidad, como su propio nombre indica, es analizar los factores y aspectos que van a propiciar conseguir la viabilidad de la empresa (si se encuentra en crisis), o del nuevo proyecto que vaya a poner en marcha. Una empresa puede plantearse también la elaboración de un plan de viabilidad o de negocio para reorientar su actividad.

Los planes de viabilidad se suelen plantear a 3 años, que es un tiempo necesario para reconducir la situación y desarrollar los planes de acción de la estrategia. Además de factores cuantitativos, hay que tener en cuenta aspectos cualitativos, desarrollando todos los planes de acción que permitan el logro de los objetivos previstos.

Para elaborar un Plan de Viabilidad es necesario:

Describir de manera clara el mercado (existente o por crear), al que nos vamos a dirigir y realizar una justificación financiera de los medios elegidos para introducirnos en ese mercado. Definir los objetivos que queremos alcanzar (cuantitativos y cualitativos).

El plan de viabilidad ha de identificar, describir y analizar las oportunidades, examinando su viabilidad técnica, económica y financiera, y desarrollando los procedimientos y estrategias necesarios para convertir esa oportunidad en una realidad. Supone, también, un instrumento de evaluación y de control que nos permitirá analizar las desviaciones frente a los objetivos previstos y actuar en consecuencia.

Los aspectos que este plan ha de recoger son:

Plan de inversiones Plan de financiación Estimación de gastos e ingresos Estados contables previsionales (Balance, Cuenta de resultados, Cashflow) Ratios e índices de rentabilidad

Un plan de viabilidad o plan de empresa es una herramienta que sirve para desarrollar una planificación empresarial, por lo que no debe de considerarse como una “bola de cristal”. Lo importante, en todos los casos, es la reflexión estratégica que este instrumento obliga a realizar: supone pensar sistemáticamente, para analizar con profundidad el negocio e intentar responder, planificar y programar todas las cuestiones que se puedan plantear.

El Plan de Empresa puede y debe de ser útil al empresario como instrumento de control de las actividades de su empresa, para poder ver dónde y por qué se producen desviaciones sobre lo previsto y tomar las decisiones oportunas para ir ajustando su actividad al entorno competitivo cambiante, y a las nuevas circunstancias de la empresa. Cualquier plan de viabilidad o plan de empresa tiene una fecha de caducidad, y es necesario su revisión y actualización continuada.

Es importante tomar en cuenta que la elaboración de los indicadores de gestión dentro de las organizaciones es vital ya que por medio de estos se puede lograr obtener resultados claros de lo que se esta elaborando en cada departamento de la organización.