Control de Gestión

Definición

El control debe servir de guía para alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles (técnicos, humanos, financieros, etc.). Por ello podemos definir el control de gestión como un proceso de retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos planteados.

Los condicionantes del control de gestión

El primer condicionante es el Entorno. Puede ser un entorno estable o dinámico, variable cíclicamente o completamente atípico. La adaptación al entorno cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa.

Los Objetivos de la empresa también condicionan el sistema de control de gestión, según sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, etc.

La estructura de la organización, según sea funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control también distintos.

El Tamaño de la empresa está directamente relacionado con la centralización. En la medida que el volumen aumenta es necesaria la descentralización, pues hay más cantidad de información y complejidad creciente en la toma de decisiones.

Por último, la Cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones humanas en la organización, es un factor determinante del control de gestión, sin olvidar el sistema de incentivos y motivación del personal.

Fines del Control de Gestión

El fin último del control de gestión es el uso eficiente de los recursos disponibles para la consecución de los objetivos. Sin embargo podemos concretar otros fines más específicos como los siguientes:

Informar

Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de decisiones.

Coordinar.

Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecución de los objetivos.

Evaluar

La consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.

Motivar

El impulso y la ayuda a todo responsable es de capital importancia para la consecución de los objetivos.

Instrumentos del Control de Gestión

Las herramientas básicas del control de gestión son la planificación y los presupuestos.

La planificación consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres. Está relacionada con el largo plazo y con la gestión corriente, así como con la obtención de información básicamente externa. Los planes se materializan en programas.

El presupuesto está más vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar de forma más exacta los objetivos, concretando cuantías y responsables. El presupuesto aplicado al futuro inmediato se conoce por planificación operativa; se realiza para un plazo de días o semanas, con variables totalmente cuantitativas y una implicación directa de cada departamento.

El presupuesto se debe negociar con los responsables para conseguir una mayor implicación; no se debe imponer, porque originaría desinterés en la consecución de los objetivos.

La comparación de los datos reales, obtenidos esencialmente de la contabilidad, con los previstos puede originar desviaciones, cuando no coinciden. Las causas pueden ser:

Errores en las previsiones del entorno: estimación de ventas, coste de ventas, gastos generales, etc.

Errores de método: poca descentralización, escaso rigor temporal, falta de coordinación entre contabilidad y presupuestos, etc.

Errores en la relación medios–fines: cifras ambiciosas, incorrecto uso de los medios, etc. Esas desviaciones son analizadas para tomar decisiones, tanto estratégicas (revisión y/o cambio de plan y programas), como tácticas u operativas (revisión y/o cambio de objetivos y presupuestos).

Se pueden citar otras herramientas operativas como: la división de centros de responsabilidad, el establecimiento de normas de actuación y la dirección por objetivos.

Vínculos del sistema de control

La definición y claridad de la estructura organizativa es básica para poder diseñar el sistema de control. En particular, el grado de formalización y de centralización así como el tipo de estructura organizativa condicionan las características del sistema de control.

En primer lugar, a medida que la incertidumbre y la complejidad de la actividad aumentan, mayor dificultad existe en la formalización mediante procedimientos. Así, se necesitará mayor o menor supervisión directa, las actividades serán rutinarias o no, los sistemas de gestión serán poco o muy formalizados, se valorará en mayor o menor medida la información contable y su papel en el proceso de control, etc.

En segundo lugar, cuando mayor sea la descentralización, más costoso y difícil será ejercer el control y más necesario será tener un sistema de control formalizado, adecuado además para poder controlar las variables concretas en las que puede incidir la gestión descentralizada en los responsables.

En tercer lugar, el tipo de estructura organizativa influirá igualmente en el sistema de control según la organización adopte una estructura funcional, divisional o matricial.

Por último, será muy importante definir claramente el poder de decisión que se transfiere a cada responsable en cada centro y además que el sistema de control esté integrado con la estructura organizativa de forma que los indicadores se definan en función de ella y los presupuestos y la evaluación del desempeño de cada centro se realicen en función de sus responsabilidades.

Centros de Responsabilidad

• Facilitan la comunicación y negociación de objetivos.
• Clarifican las responsabilidades de cada centro en el proceso de decisión.
• Estimulan la motivación y la iniciativa.
• Facilitan la evaluación de la actuación de cada responsable y de la identificación de problemas.

Al ser determinados y coordinados los centros de responsabilidad, se pueden establecer indicadores que permitan:

• Establecer los objetivos iniciales de las diferentes unidades.
• Medir, y evaluar a posteriori, el comportamiento y el grado de cumplimiento de las actividades y responsabilidades de cada centro.
• Diseñar el sistema de información que facilite la toma de decisiones y el control.
• Facilitar la definición de los objetivos al concentrarse en ésta los indicadores.
• Medir la contribución de cada centro al resultado. Evaluar la actuación de cada responsable.

Fases del Control de Gestión

Fase 0: Situación inicial

Fase 1: Acciones simultaneadas

Fase 2: Acciones simultaneadas.

Fase 3: Puesta en marcha de previsiones a corto plazo.

Fase 4: Acciones simultaneadas.

Fase 5: Extensión del proceso presupuestario a dos o tres años.

Fase 6: Concordancia en el tiempo de los elementos.

Fase 7: Integración formal.

Fase 8: Delegación de responsabilidades de gestión.

Plan de Evaluación en la Gestión Empresarial

Plan de Evaluación de Gestión

En toda organización debe existir la manera de llevar un control a fin de que se pueda evaluar cada uno de los pasos que se estén dando dentro de la misma y así poder tomar acciones e ir mejorando progresivamente.

Es importante que la empresa se trace objetivos o metas a cumplir en un determinado tiempo para así poder evaluar los resultados de los mismos y los nuevos planes u objetivos puedan irse cumpliendo al pesar del tiempo y así se logrará un mejoramiento dentro de las empresas.

El objetivo de la empresa es asegurar su futuro, generando un beneficio óptimo con la mejor utilización de los recursos de que se dispone. Pero resulta evidente que, hoy en día, con el entorno cambiante en el que nos movemos, es necesario conseguir y mantener una posición competitiva ventajosa mediante la definición e implantación de un conjunto integrado y coherente de actuaciones.

A esta tarea de le denomina “Planificación Estratégica”, esto es, programar en el tiempo la realización de un programa de trabajo dirigido a la consecución de ciertos objetivos, y organizando los recursos necesarios para ello.

Un análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) puede ser la base para definir cuál es la situación de la empresa y las oportunidades y amenazas del entorno y, a partir de ahí, determinar los objetivos de la empresa y las acciones para lograrlos.

Entre las pequeñas y medianas empresas resulta habitual encontrar una escasa predisposición a la realización de planes o reflexiones estratégicas formalizadas.

Normalmente se trabaja con una visión a corto plazo y los problemas del día a día o los temas que requieren una solución más inminente ocupan la mayor parte del tiempo de sus dirigentes, por lo que los recursos dedicados a la planificación a largo plazo suelen ser escasos.

Esto no significa que los directivos no tengan una visión de su empresa a largo plazo; posiblemente la tienen y efectúan continuas reflexiones sobre ello. Sin embargo es más difícil encontrar un documento que recoja esas reflexiones y sirva de guía, y también es posible que esas reflexiones de tipo estratégico no se transmitan a la organización (subordinados y otros directivos) de una manera estructurada.

Es necesario, en todo caso, tener claramente definida la estructura organizativa de la empresa (disponer de un organigrama y una definición de funciones), puesto que aporta claridad y contribuye a mejorar la coordinación en el trabajo. Resulta evidente que en empresas muy pequeñas no procede adoptar de forma tajante una delimitación, pues generaría una excesiva rigidez; no obstante debe tenerse una referencia y una guía clara.

Por otra parte, aunque siguen existiendo empresas con un marcado carácter personalista en la gestión, se observa cada vez una mayor confianza en los profesionales de los equipos directivos en lo referente a los procesos de delegación o descentralización de la toma de decisiones.

Se dice que

Intenta fijar algunos criterios y principios de la evaluación, como un análisis retrospectivo de la experiencia y comprobación si los objetivos logrados se compaginan con los previstos.

La evaluación examina la pertinencia del proyecto original, enjuicia su diseño y sus hipótesis básicas, determina los cambios originados y su progreso, tratando de identificar los factores causales y de evaluar sus efectos y finalmente, introduce sus averiguaciones en las modificaciones a que diera lugar, en cuanto a diseño y mejoras en la ejecución.

En la mayoría de las organizaciones que desarrollan proyectos empresariales, coinciden que la evaluación tiene varios fines, a saber:

• Integración de la administración de la empresa, teniendo en cuenta que debe reafirmar la pertinencia del proyecto, medir los progresos hacia las metas planificadas, examinando los resultados imprevistos y determinar su causalidad.

• Mejoramiento de la asignación de los recursos y su administración.

• Examen retrospectivo de las cuestiones del proyecto con miras a la formulación de Políticas. En cuanto a los principios que deben regir estos diseños y las políticas de Evaluación en una organización para el desarrollo, se pueden mencionar:

• Calidad y claridad del diseño.

• Totalidad del proyecto.

• Debe enfocarse hacia la adopción de decisiones.

• La responsabilidad de la evaluación debe estar cerca del usuario.

En función de esos fines y principios, el trabajo contempla una primera parte sobre los factores que inciden en el desarrollo de un proyecto de producción.

Posteriormente se presenta un diseño de evaluación de gestión, intentando que el mismo sirva como orientación en esa búsqueda coherente entre los objetivos propuestos y los resultados obtenidos.

Plan de viabilidad-Plan de empresa

Una empresa puede plantear la elaboración de un Plan de Viabilidad en el caso de que se encuentre en un estado de crisis que afecte al conjunto de su actividad, o en el caso de que vaya a acometer el desarrollo de un nuevo proyecto dentro de su empresa.

El objetivo del plan de viabilidad, como su propio nombre indica, es analizar los factores y aspectos que van a propiciar conseguir la viabilidad de la empresa (si se encuentra en crisis), o del nuevo proyecto que vaya a poner en marcha. Una empresa puede plantearse también la elaboración de un plan de viabilidad o de negocio para reorientar su actividad.

Los planes de viabilidad se suelen plantear a 3 años, que es un tiempo necesario para reconducir la situación y desarrollar los planes de acción de la estrategia. Además de factores cuantitativos, hay que tener en cuenta aspectos cualitativos, desarrollando todos los planes de acción que permitan el logro de los objetivos previstos.

Para elaborar un Plan de Viabilidad es necesario:

Describir de manera clara el mercado (existente o por crear), al que nos vamos a dirigir y realizar una justificación financiera de los medios elegidos para introducirnos en ese mercado. Definir los objetivos que queremos alcanzar (cuantitativos y cualitativos).

El plan de viabilidad ha de identificar, describir y analizar las oportunidades, examinando su viabilidad técnica, económica y financiera, y desarrollando los procedimientos y estrategias necesarios para convertir esa oportunidad en una realidad. Supone, también, un instrumento de evaluación y de control que nos permitirá analizar las desviaciones frente a los objetivos previstos y actuar en consecuencia.

Los aspectos que este plan ha de recoger son:

Plan de inversiones Plan de financiación Estimación de gastos e ingresos Estados contables previsionales (Balance, Cuenta de resultados, Cashflow) Ratios e índices de rentabilidad

Un plan de viabilidad o plan de empresa es una herramienta que sirve para desarrollar una planificación empresarial, por lo que no debe de considerarse como una “bola de cristal”. Lo importante, en todos los casos, es la reflexión estratégica que este instrumento obliga a realizar: supone pensar sistemáticamente, para analizar con profundidad el negocio e intentar responder, planificar y programar todas las cuestiones que se puedan plantear.

El Plan de Empresa puede y debe de ser útil al empresario como instrumento de control de las actividades de su empresa, para poder ver dónde y por qué se producen desviaciones sobre lo previsto y tomar las decisiones oportunas para ir ajustando su actividad al entorno competitivo cambiante, y a las nuevas circunstancias de la empresa. Cualquier plan de viabilidad o plan de empresa tiene una fecha de caducidad, y es necesario su revisión y actualización continuada.

Es importante tomar en cuenta que la elaboración de los indicadores de gestión dentro de las organizaciones es vital ya que por medio de estos se puede lograr obtener resultados claros de lo que se esta elaborando en cada departamento de la organización.

Plan de Mejoramiento Continuo

A través de los años los empresarios han manejado sus negocios trazándose sólo metas limitadas, que les han impedido ver más allá de sus necesidades inmediatas, es decir, planean únicamente a corto plazo; lo que conlleva a no alcanzar niveles óptimos de calidad y por lo tanto a obtener una baja rentabilidad en sus negocios.

Definicion

Son instrumentos que consolidan el conjunto de acciones requeridas para conseguir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno.

Mas sin embargo Fadi Kabboul (1994), la define como:

Define el Mejoramiento Continuo como una conversión en el mecanismo viable y accesible al que las empresas de los países en vías de desarrollo cierren la brecha tecnológica que mantienen con respecto al mundo desarrollado.

OBJETIVO

Mejorar el desempeño de la entidad y garantizar el uso transparente y eficiente de los recursos de la organizaciòn.

VENTAJAS

• Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos puntuales. Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles.
• Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales organizaciones.
• Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos. Permite eliminar procesos repetitivos.

DESVENTAJAS

• Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la organización, se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe entre todos los miembros de la empresa.
• Requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener el éxito es necesaria la participación de todos los integrantes de la organización y a todo nivel.
• En vista de que los gerentes en la pequeña y mediana empresa son muy conservadores, el Mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo. Hay que hacer inversiones importantes.

POR QUE MEJORAR?

El Cliente es el Rey,.... Según Harrigton (1987), "En el mercado de los compradores de hoy el cliente es el rey", es decir, que los clientes son las personas más importantes en el negocio y por lo tanto los empleados deben trabajar en función de satisfacer las necesidades y deseos de éstos. Son parte fundamental del negocio, es decir, es la razón por la cual éste existe, por lo tanto merecen el mejor trato y toda la atención necesaria.

La razón por la cual los clientes prefieren productos del extranjeros, es la actitud de los dirigentes empresariales ante los reclamos por errores que se comentan: ellos aceptan sus errores como algo muy normal y se disculpan ante el cliente, para ellos el cliente siempre tiene la razón.

Participación Total de la Administración

El equipo de administración es un conjunto de responsables de la implantación del proceso de mejoramiento.

Eso implica la participación activa de todos los ejecutivos y supervisores de la organización. Cada ejecutivo debe participar en un curso de capacitación que le permita conocer nuevos estándares de la compañía y las técnicas de mejoramiento respectivas.

Una manera muy eficaz de determinar si el equipo en general de administradores consideran la necesidad de mejorar, consiste en llevar a cabo un sondeo de opiniones entre ellos.

La elaboración del sondeo va a ayudar a detectar cómo el grupo gerencial considera a la empresa y cuánto piensan que debe mejorar. Se pueden realizar interrogantes:

¿Qué tan buena es la cooperación de las personas?

¿Qué tan buena es la cooperación de los departamentos?

¿Que tanto preocupa a la dirección la calidad de trabajo?, entre otras.

Sin embargo, pueden incluirse temas como: la comunicación, la organización y la productividad; tomando en consideración que el valor del sondeo va a depender exclusivamente de la honestidad de las respuestas por parte de los miembros.

PASOS PARA EL MEJORAMIENTO

CONCLUSIÓN

Hemos concluido que el mejoramiento continuo dentro de las organizaciones es una herramienta fundamental que hoy en día para todas las empresas les permite renovar los procesos administrativos que ellos realizan, lo cual hace que las empresas estén en constante actualizacion de sus archivos, y nos permite de igual manera ser mas eficiente y competitivos con la fortaleza que le ayudara a permanecer en el mercado competitivo.

Resumen Nº 2 Importancia Gestión Empresarial

Importancia de la Gestión Empresarial

La gestión empresarial juega un rol muy importante, pues de su eficiencia, producto de la dirección, habilidades y estrategias que utilice, dependerá la obtención de buenos resultados. Sin embargo, el cumplimiento de sus metas y objetivos se deben cumplir, aunque hay que recordar que siempre se presentan contingencias favorables o adversas de orden interno y externo.

Objetivo de la Gestión Empresarial

El diagnóstico debe responder a las dos preguntas ¿qué hay que mejorar y cómo? y ¿qué hay que mejorar actuando sobre qué?. La respuesta a la primera pregunta consiste e identificar las actividades que están situados los principales retos de progreso: las actividades criticas. La respuesta a la segunda pregunta consiste en identificar los principales factores (inductores de eficiencia) que tiene influencia sobre las actividades críticas y que generalmente constituirán las principales palancas de acción para actuar sobre ellas.

Acá se supone que FOSIS ya esta dotado de una estrategia y ha traducido esta estrategia en un cierto número de factores claves de éxito (FCE), en general los factores claves de éxito se expresan en objetivos de eficiencia que cualifica la acción una salida, es decir son los factores que influyen en que sea exitoso o menos exitoso la salida de un producto o servicio.

Por ejemplo: el plazo de entrega de los productos a los clientes.

Salida = producto entregado al cliente.

Objetivo de eficiencia = plazo de entrega a partir del pedido.

Para implantar un control de gestión eficaz exige dar a las actividades unos indicadores de control pertinentes desde el punto de vista de los FCE , a fin de traducir los objetivos formulados a nivel de la organización FCE en objetivos a nivel de las actividades; “ desplegar la estrategia al nivel de las actividades.

Niveles de Gestión Empresarial bajo el enfoque sistemático entrada -proceso salida sistema

La definición y claridad de la estructura organizativa es básica para poder diseñar el sistema de control. En particular, el grado de formalización y de centralización así como el tipo de estructura organizativa condicionan las características del sistema de control.

En primer lugar, a medida que la incertidumbre y la complejidad de la actividad aumentan, mayor dificultad existe en la formalización mediante procedimientos. Así, se necesitará mayor o menor supervisión directa, las actividades serán rutinarias o no, los sistemas de gestión serán poco o muy formalizados, se valorará en mayor o menor medida la información contable y su papel en el proceso de control, etc.

En segundo lugar, cuando mayor sea la descentralización, más costoso y difícil será ejercer el control y más necesario será tener un sistema de control formalizado, adecuado además para poder controlar las variables concretas en las que puede incidir la gestión descentralizada en los responsables.

En tercer lugar, el tipo de estructura organizativa influirá igualmente en el sistema de control según la organización adopte una estructura funcional, divisional o matricial.

Por último, será muy importante definir claramente el poder de decisión que se transfiere a cada responsable en cada centro y además que el sistema de control esté integrado con la estructura organizativa de forma que los indicadores se definan en función de ella y los presupuestos y la evaluación del desempeño de cada centro se realicen en función de sus responsabilidades

Gestion Empresarial

Se apoya y funciona a través de las personas, por lo general equipos de trabajo para lograr resultados y objetivos principales de la empresa.

Es importante también tener en cuenta que ninguna empresa puede subsistir si no posee algún tipo de beneficio, por lo que siempre se debe mantener un cierto nivel de competencia con las otras empresas que se dedican a fabricar y elaborar los mismos productos que la nuestra, es por eso que las personas encargadas de esta gestión deben aplicar diferentes formulas para lograr persuadir al capital empresarial.

Elementos de la Gestión Administrativa

• La excelencia
• Innovación

• Anticipación

La Excelencia

es el fundamento básico por donde se empieza para lograr el éxito total de la empresa.

La Innovación

se trata de implantar nuevos métodos y programas ya que así estamos en constantes cambios y sobre todo poner a trabajar la creatividad para lograr tener lo mejor dentro de nuestra empresa y a nivel de mercado.

La Anticipación

formar un plan de solución para posibles problemas presentados en el futuro así tenemos soluciones antes ante cualquier inconveniente presentado.

Relación de la Gestión administrativa con los diferentes recursos

Materiales

Son importantes ya que es una de las maneras mas convenientes de la empresa de poner a producir ganancias.

Proveedores

Son los entes encargados de proporcionarnos la materia prima y una de muy buena calidad porque se trata de escoger a los mejores proveedores con las certificaciones correspondientes que posean cada uno de ellos.

Excelencia

Junto con la eficacia nos ayuda a tener una mejor elaboración en el proceso de la materia prima.

Tecnología

Mejorar cada día los sistemas utilizados por los empleados y poder producir con la mejor calidad de todos.

Requerimientos de la Gestión Administrativa

1.- En un principio la gestión administrativa requiere de un Feedback, que nos permita ver como funcionamos al aplicar las cosas y conjuntamente como van ocurriendo y así poder ir ajustando permanentemente nuestra gestión.

2.- Trabajar en base al presente con acciones y decisiones y para eso necesitamos información.

3.- Al hablar del futuro nos estamos anticipando a los pronósticos y de nuevos conceptos llamándolos pre-información, de la cual haremos modelos, sin embargo abecés los pronósticos no nos dan los resultados esperados

Funciones Básicas de la Gestión Empresarial

Planificación

Hacer los planteamientos de lo que se va a realizar y así establecer cuales son los objetivos que queremos lograr.

Organización

Distribuir las tareas por equipos para lograr un mejor desenvolvimiento en el proceso.

Dirección

Tomar las decisiones de cómo, donde y como se va a realizar .

Control

Tener un buen Feedback para saber que se esta haciendo y como se hacer para así poder retro- alimentar lo que se esta asiendo erradamente y poder modificarlo.

Todos y cada uno de los procesos operacionales van engranados proporcionando de modo eficiente cada una de las funciones operacionales llevadas a cabo.

Para llegar al éxito en la Gestión Empresarial debemos tomar en cuenta las siguiente pautas:

1. Proteger nuestro ambiente 2. Ser Interdependientes 3. Respetar/estimular la competencia 4. Mantenga la flexibilidad organizacional 5. Estimular el liderazgo. 6. Anticipar los cambios 7. Establecer un enfoque organizacional 8. Gerenciar las percepciones 9. Gerenciar el cambio tecnológico 10. Manejar el cambio como rutina

APORTES:

Joel Barker, en su libro “Paradigmas”, menciona lo que, para él son los tres elementos claves de la Gestión Estratégica Empresarial, para quienes deseen ser competitivos hoy en día. Estos son: Excelencia, Innovación y Anticipación.

Utilizando este punto de vista, y llevándolo al mundo de la seguridad, podemos decir que son los factores críticos del éxito de nuestra labor, toda vez que no debemos inventar la rueda, pues todo ya esta inventado. Con esto quiero iniciar la definición, desde mi percepción, de cada uno de estos elementos claves.

Conclusión

Podemos concluir que la Gestión Administrativa rinde frutos y cumple con los objetivos gracias a las labores que realizan las personas que forman parte de las Organizaciones, siempre y cuando estas personas pongan en practica cada uno de los elementos utilizados, como lo son la Excelencia, la Innovación y la Anticipación.

A su vez podemos agregar que conjuntamente con la relación de los recursos utilizados se llega a tener una Gestión empresarial con mucho éxito y debemos tomar en cuenta que esta hoy en día es una de los aspectos Administrativos mas importante para el surgimiento y el buen funcionamiento de las Organizaciones.